POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT À LA LOI 25

Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 3 juin 2026

Table des matières

1. Introduction…………………………………………………………………………………………………………….. 2
2. Portée…………………………………………………………………………………………………………………….. 2
3. Définition des renseignements personnels…………………………………………………………………. 2
4. Renseignements personnels collectés………………………………………………………………………… 2
5. Utilisation des renseignements personnels………………………………………………………………… 3
6. Confidentialité et sécurité des données……………………………………………………………………… 3
7. Conservation des renseignements personnels…………………………………………………………….. 4
8. Refus de la collecte et du retrait de votre consentement……………………………………………… 4

1. Introduction

Le Réseau des centres d’expertise en mobilité (RCEM) reconnaît l’importance fondamentale de la protection de la vie privée, raison pour laquelle cette politique a été adoptée.

La présente politique vise à expliquer comment se fait la collecte, l’utilisation et la gestion des renseignements personnels des employés du Réseau des centres d’expertise en mobilité (RCEM), conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).

Elle définit les pratiques du RCEM en matière de collecte, d’utilisation, de conservation, de communication et de protection des renseignements personnels dans un contexte interne.

2. Portée

Cette politique s’applique à l’ensemble des employés du RCEM et à toute personne agissant pour le compte du RCEM ayant accès à des renseignements personnels internes (direction, coordination, mandataires).

Elle s’applique également à toute personne qui visite notre site internet et qui y insère des données personnelles.

3. Définition des renseignements personnels

Dans le cadre de cette politique, un renseignement personnel désigne toute information concernant un employé permettant de l’identifier, notamment :

• Nom, coordonnées personnelles et professionnelles ;
• Informations administratives liées à l’emploi ;
• Données financières ou bancaires ;
• Renseignements liés à la paie, aux horaires ou aux congés ;
• Toute information de nature confidentielle relative à une personne identifiable.

4. Renseignements personnels collectés

Le RCEM collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires à la gestion des ressources humaines ; l’administration de la paie et des avantages ; le respect des obligations légales et fiscales ; et le bon fonctionnement interne de l’organisation.

La collecte se fait de manière transparente, légitime et limitée au strict nécessaire.

Le RCEM recueille les renseignements à l’embauche de l’employé dans l’équipe du RCEM ou au sein d’une organisation membre du RCEM (un employé d’un CEM membre du RCEM), lorsqu’un candidat postule à une offre d’emploi ou lorsqu’un visiteur envoie une question ou un commentaire à l’organisation par courriel ou par l’intermédiaire de notre site internet;

5. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels des employés sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, notamment :

• La gestion administrative et opérationnelle ;
• Évaluation de la candidature
• La conformité aux exigences légales et réglementaires ;
• La communication interne essentielle au fonctionnement du RCEM ; et,
• Pour répondre aux demandes d’information et aux besoins d’assistance.

Toute utilisation à d’autres fins nécessite une base légale ou le consentement de la personne concernée.

6. Confidentialité et sécurité des données

Chaque employé du RCEM s’engage à :

• Respecter la confidentialité des renseignements auxquels il ou elle a accès ;
• Ne pas divulguer d’information personnelle sans autorisation ; et,
• Faire preuve de discrétion dans les échanges, qu’ils soient numériques ou verbaux.

Le RCEM peut également partager les renseignements personnels de ses employés avec des partenaires pour faciliter ses activités tel que le service de finance pour les paies.

Le RCEM met en place un plan structuré de sécurité des renseignements personnels et de gestion des incidents afin de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données internes et des renseignements sensibles traités par le réseau, conformément aux obligations légales, contractuelles et éthiques.

Le RCEM désigne un Responsable de la sécurité des renseignements personnels et de la gestion des incidents, la nommée MYRIAM NADEAU (Directrice Générale du RCEM) chargée de :

• Superviser l’application de la présente politique de confidentialité interne
• Coordonner les mesures de prévention, de détection et de réaction en cas d’incident de sécurité ou de cyber incident ;
• Centraliser la déclaration, l’analyse et le suivi des incidents liés à la sécurité de l’information ; et,
• Assurer la communication interne et externe requise en cas d’incident, y compris avec les partenaires, autorités compétentes et assureurs, lorsque nécessaire.

En cas de cyber incident (notamment accès non autorisé, fuite de données, attaque informatique, indisponibilité des systèmes ou altération de l’information), le RCEM applique un protocole de gestion d’incident comprenant :

1. L’identification et la qualification rapide de l’incident ;
2. La mise en œuvre de mesures immédiates de confinement et de correction ;
3. L’évaluation des impacts sur les données, les personnes concernées et les opérations ; et,
4. La documentation complète de l’incident.

À cet effet, le RCEM bénéficie d’une couverture d’assurance en matière de risques cyber par l’intermédiaire d’une société d’assurance : « VICTOR INSURANCE », qui peut être mobilisée pour l’accompagnement en gestion de crise ; l’assistance juridique et technique ; et la gestion des cyber risques assurés, selon les termes de la police en vigueur.

Toute communication avec l’assureur est coordonnée par le Responsable désigné (Myriam Nadeau).

7. Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels collectés par le RCEM sont conservés de façon sécurisée sur un site privé sur SharePoint, lequel est géré et administré par la Direction du RCEM.

L’accès à ces renseignements est strictement limité aux personnes autorisées, et encadré par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.

Le RCEM conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou pour se conformer à ses obligations légales, réglementaires ou contractuelles.

À titre indicatif, les durées de conservation suivantes s’appliquent :

• Renseignements administratifs et opérationnels : sont conservés pendant la durée de la relation professionnelle ou contractuelle, puis pour une période maximale de 1 an après la fin de celle-ci, selon les exigences légales applicables.
• Renseignements liés à la gestion interne (membres et employés des CEM, collaborateurs) : sont conservés tant que la personne est active au sein du RCEM, puis archivés pour une période n’excédant pas 1 an après la fin de la relation, sauf obligation contraire.
• Les renseignements personnels reçus par courriel : sont conservés dans la boîte courriel pour une durée limitée, strictement nécessaire au traitement de la communication ; puis sont archivés conformément aux mêmes périodes de conservation applicables aux renseignements personnels conservés sur SharePoint, ou supprimés de manière sécurisé après un délai de 6 mois.

8. Refus de la collecte et du retrait de votre consentement

Vous avez le droit, si vous le souhaitez, de refuser le traitement de vos renseignements personnels. Vous pouvez également, à tout moment, et sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, retirer votre consentement (le cas échéant) au traitement de vos Renseignements personnels en notre possession en nous contactant. Vous devez cependant savoir que, si vous choisissez de ne pas nous fournir vos Renseignements personnels, cela peut vous empêcher, par exemple, d’utiliser certaines fonctionnalités de notre Site internet, car ces renseignements sont parfois essentiels à ces utilisations. Vous pouvez nous contacter comme indiqué dans la section « Nous joindre » pour toute question relative à ce sujet.

Références

Information sur la Loi 25: https://www.quebec.ca/gouvernement/travailler-gouvernement/normes-gouvernance-pratiques-internes/protection-des-renseignements-personnels

La Loi 25, Comprendre et agir en OBNL : https://www.espaceobnl.ca/fr/news-container/l-essentiel-de-la-loi-25-comprendre-et-agir-en-obnl

Loi 25, résumé pratique : https://www.psylio.com/fr/blog/loi-25-resume